Steuerberater stehen derzeit vor der Aufgabe, das von der Großen Koalition im Koalitionsvertrag unter anderem festgelegte Ziel , die Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) für alle Steuerpflichtigen einzuführen, umzusetzen. Damit stellt die Finanzverwaltung Steuerberatern wie auch sonst allen Bürgern auf Wunsch eine VaSt mit den bei der Finanzverwaltung elektronisch gespeicherten Daten zum Download über das ElsterOnline-Portal zur Verfügung. |
Bereits jetzt ist es möglich, folgende Daten abzurufen:
- Vorname, Name, Adresse, Geburtsdatum, Religion, Bankverbindung
- Lohnsteuerbescheinigung (LStB), besondere LStB
- Rentenbezugsmitteilung (RBM)
- Bescheinigung zur Kranken- und Pflegeversicherung
- Bescheinigung über Beiträge zur Riester-Rente und Rürup-Rente
PRAXISHINWEIS | Weitere Daten sollen folgen. So sollen Spenden, Vermögenswirksame Leistungen, Gewinnausschüttungen oder Honorare aus öffentlichen Kassen über die Zuordnung der Steuer-Identifikationsnummer in der VaSt landen. |
Ziel könnte es sein, künftig die Einkommensteuererklärungen als vorausgefülltes Formular an den Steuerpflichtigen zu verschicken, sodass Steuerpflichtige oder Steuerberater die Daten nur noch prüfen, ergänzen und unterschreiben müssen. Bisher werden die Daten allerdings noch nicht versandt, sondern werden in der VaSt-Datenbank bereitgestellt und können abgeholt werden.
PRAXISHINWEIS | Der Datenabruf aus der VaSt-Datenbank ist beliebig wiederholbar. Es wird keine Historie gepflegt. Wichtig: Damit erfolgt keine Kennzeichnung, ob vorausgefüllte oder geänderte Daten vorliegen. |
Da die VaSt als ein System der Finanzverwaltung für den Steuerbürger und nicht für den Steuerberater geschaffen wurde, stand bei der Erstellung der Bürger im Vordergrund. Folglich handelt es sich nicht um eine Lösung für den Berufsstand. Dies hat zur Folge, dass kein "Masseverfahren" - also der Abruf sämtlicher Mandantendaten in einem Schritt - möglich ist.
PRAXISHINWEIS | Mit einem eUnlock-Freischaltverfahren erfolgt der Zugriff auf die VaSt der Finanzverwaltung über das ELSTER-Portal. Der Mandant erhält per Brief diesen Freischaltcode zugesandt. |
Steuerberater und die Vollmacht zum Abruf
Damit neben den Steuerpflichtigen auch Steuerberater die elektronischen Daten abrufen können, müssen die Mandanten dem Berater eine Vollmacht erteilen. Diese Vollmacht kann vom Steuerberater in der VDB hinterlegt und verwaltet werden.
VDB - Was ist das?
Bei der VDB handelt es sich um eine reine Onlineanwendung, die die DATEV im Auftrag der Steuerberaterkammern im Rahmen eines Dienstleistungskonzessionsvertrags betreibt. Die VDB ist DATEV-Mitgliedern ebenso wie Nicht-DATEV-Mitgliedern zugänglich. Die Teilnahme an der VDB ist für Berufsangehörige freiwillig.
Nutzung der VDB durch den Steuerberater
Zur Authentifizierung benötigt der Berufsangehörige eine SmartCard der DATEV oder einen Kammermitgliedsausweis seiner Steuerberaterkammer.
Sollten Sie noch keinen Kammermitgliedsausweis haben, informieren Sie sich über die Internetseite Ihrer Kammer hinsichtlich der Bestellmodalitäten. Den Kammermitgliedsausweis erhalten Sie einmalig kostenlos (eine Ersatzkarte ist jedoch kostenpflichtig). Zusätzlich benötigen Sie ein Kartenlesegerät sowie Software (auf dem freien Markt erhalten Sie ein derartiges Lesegerät für etwa 20 EUR).
PRAXISHINWEIS | Einen Kammerausweis erhalten nur natürliche Personen. Steuerberatungsgesellschaften und sonstige berufliche Zusammenschlüsse können an der VDB über den Kammermitgliedsausweis des vertretungsberechtigten Steuerberaters teilnehmen. Über die Funktion der Untervollmachten ist es möglich, Partnern einer Steuerberatungsgesellschaft oder Mitarbeitern den Zugang zur VDB zu ermöglichen. |
DATEV-Anwender können alternativ auch eine bereits vorhandene DATEV- SmartCard classic für Berufsträger bzw. einen vorhandenen DATEV-miDentity für Berufsträger nutzen. Die DATEV-SmartCard ist für DATEV-Mitglieder kostenlos (nur der Ersatz ist kostenpflichtig). Ebenso wie beim Kammermitgliedsausweis benötigen Sie aber auch mit der DATEV-SmartCard ein entsprechendes Kartenlesegerät sowie die dazugehörige Software. Die Freischaltung zur Nutzung der VDB erfolgt auf Antrag durch Ihre Steuerberaterkammer.
PRAXISHINWEIS | Andere Karten als der Kammermitgliedsausweis oder die DATEV-SmartCard sind nicht nutzbar. |
Registrierung der SmartCard zur Nutzung der VDB bei der StBK
Mittels Kammermitgliedsausweis oder SmartCard ist über einen Link auf der Kammerwebsite der Zugang zur Vollmachtsdatenbank möglich. Erforderlich ist hierzu zunächst der Vertragsabschluss mit der DATEV für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank und die Freischaltung der für die Nutzung der Datenbank erforderlichen Berufsregisterdaten. Diese Freischaltung beinhaltet die Zustimmung, dass die erforderlichen Daten aus dem Berufsregister Bestandteil der Vollmachtsdatenbank werden. Die Freischaltung bzw. Registrierung erfolgt pro Kanzlei einmalig.
Nach diesem Vorgang der Freischaltung können die Mandantendaten eingepflegt werden. Sie müssen entweder manuell eingetragen werden oder die Softwareanbieter ermöglichen durch die Nutzung entsprechender Schnittstellen den Import aus der Stammdatenverwaltung der Kanzleisoftware. Die Vollmachtsdaten, für die der elektronische Abruf der der Finanzverwaltung vorliegenden Daten erfolgen soll, werden entsprechend gekennzeichnet und an die Finanzverwaltung übermittelt. Der Berufsträger hat hierfür auch zu bestätigen, dass ihm eine entsprechende Bevollmächtigung (für den elektronischen Abruf) vorliegt.
In der ersten Phase (2014) erhält der Mandant von der Finanzverwaltung eine Mitteilung, dass sein Steuerberater einen Antrag auf Datenabruf gestellt hat. Widerspricht der Mandant dieser Mitteilung nicht binnen einer Frist, ist nach Ablauf dieser Frist der Datenabruf möglich. Ab 2015 oder 2016 soll im Rahmen der Einführung von GINSTER die Widerrufsmöglichkeit entfallen.
PRAXISHINWEIS | Die Frist ab Einrichtung der Daten bei der DATEV bis zur Übersendung der Daten beträgt 35 Tage. |
Technische Voraussetzung
Voraussetzung für den Abruf ist natürlich, dass der Kammermitgliedsausweis bzw. die SmartCard an dem PC angesteckt ist und die PIN eingegeben wird. Im Hintergrund kann damit durch die Verbindung mit dem Berufsregister aktuell geprüft werden, ob der Abrufende bzw. im Falle der Erteilung von Untervollmachten für Mitarbeiter der Hauptvollmachtgeber noch als Steuerberater zugelassen oder die Gesellschaft als Steuerberatungsgesellschaft anerkannt ist. Zu diesem Zweck wird dies täglich mit der Finanzverwaltung elektronisch abgeglichen. Besteht keine Zulassung mehr, wird der Kammermitgliedsausweis bzw. die SmartCard gesperrt, eventuell erteilte Untervollmachten verlieren damit ebenfalls ihre Gültigkeit.
Kosten für die Nutzung der VDB
Für die Nutzung der VDB wird im Jahr 2014 ein Einführungspreis von 0,30 EUR pro eingepflegter Vollmacht berechnet. Ab 2015 werden 0,60 EUR pro eingepflegter Vollmacht und Kalenderjahr fällig. Der Vertrag mit der DATEV wurde über einen Zeitraum von sieben Jahren geschlossen. Für diesen Zeitraum besteht somit Sicherheit über die Kosten.
Vollmacht im Original verwahren
Unabhängig von der elektronischen Übermittlung von Vollmachtsdaten bleibt es bei der auch bislang bestehenden Vollmachtsvermutung, d.h. bei Angehörigen der steuerberatenden Berufe, die für den Steuerpflichtigen handeln, wird eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung vermutet (AEAO zu § 80 Nr. 1).
Eine Übermittlung der Vollmacht per Post ist - abgesehen vom Fall der Erteilung einer Bekanntgabevollmacht - nicht notwendig. Die Finanzverwaltung wird die Vollmachtsdaten, die sie über die VDB erhält, jedoch stichprobenartig kontrollieren und ggf. die Vorlage der unterschriebenen Papiervollmachten verlangen.
PRAXISHINWEIS | Steuerberater sollten das neue Vollmachtsformular vom Mandanten unterschreiben lassen und die Papierform zu den Akten nehmen. Bei dem neuen Formular ist zu beachten, dass es grundsätzlich von einer umfassenden Bevollmächtigung ausgeht und die Möglichkeit bietet, einzelne Bereiche davon auszunehmen. |
Was sollte der Steuerberater am Anfang unbedingt beachten?
Durch die Erfahrungen der Pilotanwender lassen sich im Vorfeld einige Fehler von vornherein ausschließen, wenn Sie die folgenden Punkte beachten:
- Für Ehegatten als Mandanten sind zwei Vollmachten ab- und einzugeben.
- Weiterhin ist zu beachten, dass die Vollmacht die einschränkende Formulierung "Diese Vollmacht gilt nicht für: ... enthält. Diesen Punkt sollten Sie Ihrem Mandanten im Vorfeld erläutern, bzw. das Formular dem Mandanten bereits ausgefüllt zur Unterschrift übersenden.
- Um auch Mitarbeitern den Abruf von Daten zu ermöglichen, muss die Berechtigung zur Erteilung von Untervollmachten angekreuzt sein.
- Eine manuelle Einschränkung oder Erweiterung der Vollmachten über die gegebenen Möglichkeiten hinaus ist technisch nicht möglich.
- Sind bereits Vollmachten durch den Mandanten erteilt worden, so muss trotzdem das Vollmachtsformular ausgefüllt und unterschrieben werden.
- Im Fall eines Beraterwechsels wird durch den neuen Berater die Vollmacht eingereicht. Der alte Steuerberater wird gelöscht. Mit diesem Wechsel hat der neue Steuerberater Zugriff auf alle Daten der Vergangenheit.
- Bis zu einer Begrenzung von 100 Vollmachten ist der Zugriff auch ohne VDB im Elster-Verfahren möglich. Ein Masseabruf kann dann jedoch nicht erfolgen.
- Sollten die abgerufenen Daten vom Berater ungeprüft übernommen werden (Belege zur Prüfung liegen möglichweise durch die elektronische Übermittlung auch nicht mehr vor), stellt sich das haftungsrechtliche Problem. Möglicherweise kann die Datenübernahme den Tatbestand des § 173 AO auslösen. Damit stellt sich die Frage der Korrekturmöglichkeiten nach der AO. Beides wird bei einer angedachten Reform der AO sicherlich berücksichtigt werden müssen.