Daher ist es unbedingt notwendig, dass der Geschäftsführer seine Rechte und Pflichten kennt und beachtet. Jegliche Pflichtverletzung kann außer der Abberufung und Kündigung des Geschäftsführers auch seine Haftung zur Folge haben. Und Unwissenheit schützt ihn dabei nicht.
Die Komplexität der rechtlichen Grundlagen macht häufig die Einschaltung eines Rechtsanwalts/Steuerberaters unabdingbar und ist darüber hinaus geeignet, die Haftungsrisiken des Geschäftsführers zu minimieren. Einige immer wieder auftretende Fragen wollen wir mit diesem Informationsblatt aufgreifen.
I. Leitung des Unternehmens durch den GmbH-Geschäftsführer
- Geschäftsführung
- Vertretung
- Mehrere Geschäftsführer
- Übertragung von Aufgaben und Befugnissen
- Verhältnisse zu anderen Organen
- Allgemeine Treuepflichten
- Wettbewerbsverbot
II. Pflichten des Geschäftsführers bei der GmbH-Gründung
III. Sonstige Pflichten
- Kapitalerhaltung/-sicherung
- Organisatorische Pflichten
- Pflichten aus dem Rechnungswesen
- Pflichten aus dem Arbeits- und Sozialversicherungsrecht
- Pflichten aus dem Steuerrecht
- Pflichten in der Krise
IV. Rechte aus dem Anstellungsverhältnis
- Vergütung
- Urlaub
- Nebentätigkeit
I. Leitung des Unternehmens durch den GmbH-Geschäftsführer
Der Geschäftsführer hat das gesamte Unternehmen zu leiten und den Unternehmensgegenstand in allen Bereichen optimal umzusetzen. Dazu gehören vor allem die Gewinnerzielung und die Steigerung des Unternehmenswerts. Bei seiner Tätigkeit hat er die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Gemeint ist damit ein Maß an Sorgfalt, an der sich eine Person in der verantwortlichen, leitenden Stellung eines Verwalters fremder Vermögensinteressen orientieren muss. Die persönlichen Eigenschaften und Fähigkeiten des Geschäftsführers sind bei der Sorgfaltsanforderung grundsätzlich ohne Bedeutung. Auch mangelnde Erfahrung oder Kenntnisse entlasten ihn nicht. Sorgfaltswidrig handelt der Geschäftsführer, wenn er das erlaubte Risiko überschreitet. Dementsprechend müssen Entscheidungen vom Geschäftsführer sorgfältig vorbereitet und abgewogen werden. Er muss außerdem dafür Sorge tragen, dass die GmbH die gesetzlichen Vorschriften einhält.
Bei der Leitung ist zwischen der Geschäftsführungsbefugnis im Innenverhältnis und der Vertretungsbefugnis im Außenverhältnis zu unterscheiden.
1. Geschäftsführung
Die Geschäftsführungsbefugnis betrifft das Innenverhältnis des Geschäftsführers zur Gesellschaft. Insoweit kann der Geschäftsführer nicht über alle Maßnahmen selbständig entscheiden. Durch die Geschäftsführungsbefugnis werden vielmehr Art und Umfang der Aufgaben festgelegt, zu deren Wahrnehmung der Geschäftsführer berechtigt und verpflichtet ist (das interne „Dürfen"). Sie kann dem Geschäftsführer einen weiten oder aber nur einen engen Handlungsspielraum geben. Die Regelungen der Geschäftsführungsbefugnis können sich ergeben aus
- gesetzlichen Kompetenzen und Zustimmungsvorbehalten,
- satzungsgemäßen Kompetenzen und Zustimmungsvorbehalten,
- Vorgaben durch Gesellschafterbeschlüsse oder andere Organe,
- Kompetenzen und Zustimmungsvorbehalte gemäß Anstellungsvertrag.
Hinweis vom Rechtsanwalt/Steuerberater:
Ein Geschäftsführer sollte vor Amtsantritt die Satzung, seinen Anstellungsvertrag und eine ggf. existierende Geschäftsordnung auf interne Vorgaben prüfen. Nur so kann er von Anfang an sichergehen, dass er den Rahmen seiner Geschäftsführungsbefugnis einhält.
Hält der Geschäftsführer die gesellschaftsinternen Vorgaben nicht ein, kann er sich gegenüber der Gesellschaft und auch gegenüber Gesellschaftern schadenersatzpflichtig machen. Zudem kann die Pflichtverletzung zur Abberufung des Geschäftsführers aus wichtigem Grund und/oder zur fristlosen Kündigung des Anstellungsvertrags berechtigen.
1.1 Gesetzliche Kompetenzen und Zustimmungsvorbehalte
Der Geschäftsführer muss sich stets rechtmäßig verhalten. Er ist dafür verantwortlich, dass die Gesellschaft alle gesetzlichen Vorgaben, die je nach Branche und Geschäftsbetrieb sehr unterschiedlich sein können, einhält. Zudem hat der Geschäftsführer gesetzlich festgelegte Pflichten, die unabdingbar sind, grundsätzlich auch bei entgegenstehender Weisung der Gesellschafter zu befolgen. Zu diesen gesetzlichen Pflichten gehören dabei insbesondere:
- Aufstellung des Jahresabschlusses hierbei darf er sich selbstverständlich eines Steuerberaters bedienen),
- Einberufung der Gesellschafterversammlung,
- Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung,
- Bewahrung des Stammkapitals vor verbotenen Auszahlungen,
- Verhinderung des verbotenen Eigenerwerbs von Anteilen,
- Einrichtung eines Überwachungssystems (Risikomanagement),
- Stellung eines Insolvenzantrags - spätestens drei Wochen nach Eintritt von Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung (bei negativer Fortführungsprognose).
Soweit keine internen Regelungen vorhanden sind, umfasst die Geschäftsführungsbefugnis im Übrigen prinzipiell alle gewöhnlichen und außergewöhnlichen Maßnahmen, die zur Umsetzung des Gesellschaftszwecks erforderlich sind, also alle Maßnahmen des Tagesgeschäfts. Dazu gehören z. B. die Kreditaufnahme, Personalentscheidung, Organisation des Unternehmens, Planung, Bestellung von Prokuristen und Handlungsbevollmächtigten. Im Einzelfall kann der Geschäftsführer jedoch verpflichtet sein, die Vornahme eines außergewöhnlichen Geschäfts vorab der Gesellschafterversammlung zur Zustimmung vorzulegen.
Hinweis vom Rechtsanwalt/Steuerberater:
Es gibt keine festen Regeln, wann eine Angelegenheit der Gesellschafterversammlung vorzulegen ist. Es kommt auf den individuellen Geschäftsbetrieb an. Im Zweifel empfiehlt es sich für den Geschäftsführer, den Zustimmungsbeschluss der Gesellschafter einzuholen.
Davon zu unterscheiden sind Maßnahmen, die nicht im Bereich des satzungsgemäßen Unternehmensgegenstands liegen. Solche Maßnahmen sind rechtswidrig und lassen sich auch nicht durch die Gesellschafter rechtfertigen. Die Geschäftsführungsbefugnis erstreckt sich schließlich auch nicht auf Grundlagenentscheidungen, welche die Mitgliedschaft der einzelnen Gesellschafter betreffen, z. B. Satzungsänderungen und Strukturmaßnahmen.
1.2 Satzungsgemäße Kompetenzen und Zustimmungsvorbehalte
In der Satzung der GmbH oder auch in einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung können zahlreiche Vorlagepflichten des Geschäftsführers bestimmt werden. Oftmals wird geregelt, welche Maßnahmen der vorherigen Zustimmung der Gesellschafterversammlung und/oder eines anderen Organs, z. B. des Beirats, bedürfen. Daneben können Konsultations- und Informationspflichten ohne Zustimmungspflichten geregelt werden. Typisch sind regelmäßige Berichte über Finanzen und Liquidität, die der Geschäftsführer bereits aus eigenem Interesse zur Vermeidung von Haftungsrisiken erstellen sollte.
1.3 Vorgaben durch Gesellschafterbeschlüsse oder andere Organe
Die Gesellschafterversammlung kann den Geschäftsführern immer und in allen Bereichen durch einfachen Beschluss allgemeine Weisungen (z. B. durch Festlegung der Geschäftspolitik, allgemeine Grenzwerte für vertragliche Verpflichtungen) oder Einzelweisungen erteilen. Diese Weisungen hat der Geschäftsführer grundsätzlich auszuführen. Nur ausnahmsweise muss er eine Weisung nicht ausführen, und zwar, wenn sie gegen das Gesetz verstößt. Ein solcher Verstoß kann vorliegen, wenn die Umsetzung der Weisung kurzfristig die Existenz der GmbH erheblich gefährdet. Das Ausführungsverbot gilt ferner für eine Weisung, die auf einem Beschluss der Gesellschafterversammlung beruht, der wirksam angefochten wurde. Fehlerhafte Beschlüsse, die unanfechtbar geworden sind, müssen jedoch grundsätzlich ausgeführt werden.
Problematisch ist für den Geschäftsführer die Situation, wenn ein Weisungsbeschluss von einem Gesellschafter angefochten wird, da sich die Klärung der Rechtslage über Wochen oder Monate hinziehen kann. Für den Geschäftsführer bleibt das Risiko, dass er einerseits einen Beschluss umsetzt, der später für unwirksam erklärt wird, oder sich andererseits später herausstellt, er habe einen notwendigen und wirksamen Beschluss nicht umgesetzt. In beiden Fällen kann er sich haftbar machen.
Hinweis vom Rechtsanwalt/Steuerberater:
Ist eine Weisung der Gesellschafter nach Ansicht des Geschäftsführers wirtschaftlich nicht sinnvoll, jedoch rechtmäßig, sollte er seine Bedenken schriftlich der Gesellschafterversammlung zur Kenntnis bringen und sich möglichst die Weisung bestätigen lassen. Hat die Gesellschafterversammlung Kompetenzen auf andere Organe, z. B. einen Aufsichtsrat, verlagert, gelten vorstehende Ausführungen für die Weisungen dieses Organs entsprechend.
1.4 Kompetenzen und Zustimmungsvorbehalte gemäß Anstellungsvertrag
Häufig sind auch im Anstellungsvertrag des Geschäftsführers Regelungen enthalten, die sein „Können" begrenzen. Typischerweise enthält (auch) der Anstellungsvertrag einen Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte.
2. Vertretung der GmbH druch den Geschäftsführer
Der Geschäftsführer vertritt die GmbH nach außen. Ihm obliegt nach dem Gesetz die gesamte außergerichtliche und gerichtliche Vertretung der GmbH. Dies bedeutet auch, dass der Geschäftsführer im Namen der GmbH auftreten muss. Das „Können" im Außenverhältnis ist in jeder Hinsicht grundsätzlich unbeschränkt; jedoch muss der Geschäftsführer die internen Begrenzungen beachten (vgl. Kap. I. 1.2), um sich gegenüber der Gesellschaft nicht haftbar zu machen. Unwirksam wird die Vertretungshandlung des Geschäftsführers im Falle des Missbrauchs der Vertretungsmacht der bei Verletzung des zur Erhaltung des Stammkapitals erforderlichen Vermögens.
Hinweis vom Rechtsanwalt/Steuerberater:
Die Voraussetzungen des Missbrauchs sind nicht abschließend geklärt. Es muss in jedem Fall ein pflichtwidriger Gebrauch der Vertretungsmacht vorliegen. Ferner muss der Geschäftspartner Kenntnis von dem pflichtwidrigen Gebrauch haben. Unklar ist allerdings, welche Anforderungen an diese Kenntnis gestellt werden. Nicht zum Außenverhältnis und damit nicht zur Vertretungsmacht gehören Geschäfte, die Gesellschaftsinterna betreffen.
3. Mehrere GmbH-Geschäftsführer
Sind mehrere Geschäftsführer vorhanden, sind diese nach dem Gesetz gemeinsam zur Geschäftsführung und zur Vertretung der Gesellschaft berechtigt und verpflichtet. Entscheidungen müssen von den Geschäftsführern einstimmig getroffen werden. Im Außenverhältnis erfolgt die Vertretung nur gemeinschaftlich. Erklärungen, die gegenüber der Gesellschaft abzugeben sind, können jedoch gegenüber einem einzelnen Geschäftsführer abgegeben werden. Die Gesellschafter können Abweichungen hiervon regeln und so beispielsweise einem, mehreren oder allen Geschäftsführern Einzelvertretungsbefugnis erteilen, durch Ressortverteilung Geschäftsführern unterschiedliche Kompetenzen zuweisen und Mehrheitsbeschlussfassung innerhalb der Geschäftsführer vorsehen. Darüber hinaus können sich die Geschäftsführer intern eine eigene Geschäftsordnung geben, wenn die Satzung insoweit nichts Gegenteiliges bestimmt. Bei Einzelgeschäftsführung hat jeder Geschäftsführer ein Widerspruchsrecht hinsichtlich der Einzelentscheidung, soweit Satzung oder Gesellschafterbeschluss insoweit nichts anderes regeln.
Hinweis vom Rechtsanwalt/Steuerberater:
Bei der Ressortbildung ist zu beachten, dass grundsätzlich jeder Geschäftsführer verantwortlich für die Geschäftsführung insgesamt bleibt. Dies ist vor allem mit Blick auf die Haftung der Geschäftsführer wichtig. Zudem müssen die Geschäftsführer bei Maßnahmen von besonderer Bedeutung, welche die GmbH insgesamt betreffen, gemeinsam handeln. Jeder Geschäftsführer muss die Tätigkeiten seiner Mitgeschäftsführer beaufsichtigen und kann von diesen Auskunft verlangen.
4. Übertragung von Aufgaben und Befugnissen
Die Vertretungsmacht ist grundsätzlich nicht übertragbar. Allerdings kann die Funktion des Geschäftsführers stark beschnitten werden. So ist es möglich, den Aufgabenbereich durch die Satzung weitgehend auf andere gesellschaftsinterne Stellen (z. B. Beirat) oder auf Mitarbeiter zu übertragen. Der Kernbereich der Befugnisse (Vertretung und zwingend vom Gesetz zugewiesene Aufgaben) kann dem Geschäftsführer aber nicht entzogen werden. Darüber hinaus kann der Geschäftsführer selbst einzelne Befugnisse delegieren, nicht jedoch seine Vertretungsmacht insgesamt. Die Erteilung von Generalvollmachten ist dementsprechend umstritten.
Hinweis vom Rechtsanwalt/Steuerberater:
Überträgt der Geschäftsführer Aufgaben und Befugnisse auf Dritte, bleibt er trotzdem für die ordnungsgemäße Erfüllung verantwortlich. Dementsprechend bleibt es seine unabdingbare Aufgabe, regelmäßig zu prüfen, ob die Aufgaben und Befugnisse durch die Dritten ordnungsgemäß erfüllt werden. Diese Kontrolle kann er nicht delegieren.
5. Verhältnisse zu anderen Organen
5.1 Verhältnis zum Aufsichtsrat
Ein Aufsichtsrat hat i. d. R. ausschließlich die Tätigkeit der Geschäftsführung zu überwachen. Bestehen Zustimmungspflichten des Aufsichtsrats, muss der Geschäftsführer diese beachten. Allerdings kann sich die Gesellschafterversammlung über den Aufsichtsrat hinwegsetzen.
5.2 Verhältnis zum Beirat
Ein Beirat kann durch die Satzung Kompetenzen der Gesellschafterversammlung erhalten. In diesem Fall sind die Entscheidungen des Beirats für den Geschäftsführer maßgebend.
5.3 Verhältnis zur Gesellschafterversammlung
Jeder Geschäftsführer ist verpflichtet, die Gesellschafterversammlung selbständig über Umstände zu informieren, die für das Unternehmen erheblich sind, insbesondere über drohende Risiken in der Krise. So muss der Geschäftsführer eine Gesellschafterversammlung unverzüglich einberufen, wenn die Hälfte des Stammkapitals verloren ist.
6. Allgemeine Treuepflicht
Der Geschäftsführer hat stets zum Wohl und Nutzen der GmbH zu handeln. Daraus resultiert die Pflicht, seine ganze Arbeitskraft der Gesellschaft zur Verfügung zu stellen (es sei denn, eine Nebentätigkeit ist gestattet) sowie Rücksichtnahme auf die Belange der GmbH zu nehmen. Folglich darf der Geschäftsführer keine persönlichen Vorteile aus der geschäftlichen Tätigkeit ziehen oder gar Geschäftschancen der GmbH für eigene, private Interessen nutzen. Erfindungen, die der Geschäftsführer im Rahmen seiner Tätigkeit macht, wird er im Zweifel der GmbH zur Verfügung stellen müssen, soweit im Anstellungsvertrag nichts anderes bestimmt wurde.
Der Geschäftsführer ist Dritten gegenüber zur Verschwiegenheit über Betriebsgeheimnisse verpflichtet, und zwar auch nach Beendigung seines Amts. Er darf daher Informationen nicht eigenmächtig weitergeben, sondern muss vorher die Entscheidung der Gesellschafter einholen. Dies gilt auch dann, wenn im Vorfeld einer geplanten Unternehmenstransaktion eine sog. Due-Diligence-Prüfung durchgeführt werden soll.
7. Wettbewerbsverbot
Aus der Treuepflicht resultiert des Weiteren das Verbot, der GmbH Konkurrenz zu machen. Das Wettbewerbsverbot gilt im satzungsmäßigen Geschäftszweig des Unternehmens sowie in allen Geschäftsbereichen, in denen die GmbH tatsächlich tätig ist. Der Geschäftsführer darf weder in leitender Position tätig sein noch sich mehrheitlich unmittelbar oder mittelbar über Dritte an einem Konkurrenzunternehmen beteiligen.
Der Geschäftsführer kann vom Wettbewerbsverbot befreit werden. Eine allgemeine Befreiung ist jedoch nur in der Satzung möglich. Diese kann auch bestimmen, dass eine Befreiung durch Gesellschafterbeschluss erteilt wird.
Hinweis vom Rechtsanwalt/Steuerberater:
Bei Verstoß gegen das Wettbewerbsverbot kann der Anstellungsvertrag außerordentlich gekündigt und der Geschäftsführer abberufen werden. Ferner kann es zu Schadenersatzansprüchen kommen. Im Zweifel sollte sich der Geschäftsführer in Bezug auf Tätigkeiten außerhalb der GmbH vom Wettbewerbsverbot durch Gesellschafterbeschluss befreien lassen.
Für den Zeitraum nach Beendigung der Geschäftsführertätigkeit kann im Anstellungsvertrag ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot in bestimmten Grenzen (insbesondere gegen eine Karenzentschädigung) vereinbart werden. Ohne eine solche Regelung unterliegt der Geschäftsführer nach seinem Ausscheiden keinem Konkurrenzverbot.
II. Pflichten des Geschäftsführers bei der GmbH-Gründung
Der Geschäftsführer muss bereits im Rahmen der Gesellschaftsgründung bestellt werden. Seine Pflichten im Zusammenhang mit der Gründung sind insbesondere:
- Empfang der Einlageleistungen der Gesellschafter,
- Anmeldung der Gesellschaft einschließlich Geschäftsführer beim Handelsregister (neuerdings kann dafür eine vereinfachte Mustersatzung verwendet werden),
- Eidesstattliche Versicherung bzgl. der Einzahlung der Mindesteinlagen durch die Gesellschafter und Leistung der Einlagen zur freien Verfügung der Gesellschaft,
- Aufstellung der Eröffnungsbilanz.
III. Sonstige Pflichten
1. Kapitalerhaltung/-sicherung
Der Geschäftsführer trägt Verantwortung für die Kapitalerhaltung. Er muss sicherstellen, dass die strengen gesetzlichen Vorgaben zur Kapitalsicherung eingehalten werden. Das nominelle Stammkapital wird durch das gesetzliche Auszahlungsverbot geschützt. Der Geschäftsführer muss darüber wachen, dass keine unzulässigen Auszahlungen an Gesellschafter oder andere Personen erfolgen. Von dem Verbot erfasst werden auch Vermögensverschiebungen zu Lasten des Stammkapitals, z. B. durch nicht marktgerechte Austauschverträge zu Lasten der Gesellschaft.
Die bisherige Problematik des Eigenkapitalersatzes hat hingegen durch die Änderungen durch das „MoMiG" (Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen) an Bedeutung verloren. Verhindert der Geschäftsführer verbotene Auszahlungen nicht, haftet er dafür persönlich gegenüber der Gesellschaft.
Hinweis vom Rechtsanwalt/Steuerberater:
Der Geschäftsführer muss vor jeder Zahlung an Gesellschafter prüfen, ob aufgrund der Kapitalerhaltungsvorschriften die Auszahlungssperre greift. Beim Erwerb eigener Anteile durch die GmbH muss der Geschäftsführer prüfen, ob das Stammkapital auf den zu erwerbenden Anteil voll eingezahlt wurde und ob ungebundenes Vermögen für den Erwerb vorhanden ist.
2. Organisatorische Pflichten
Der Geschäftsführer hat innerorganisatorische Aufgaben. Diese betreffen in erster Linie das Verhältnis der Gesellschafter untereinander und zur Gesellschaft.
2.1 Gesellschafterversammlung
Zunächst ist der Geschäftsführer grundsätzlich für die Einberufung der Gesellschafterversammlung zuständig. Mindestens ein Mal pro Geschäftsjahr ist eine ordentliche Gesellschafterversammlung abzuhalten. Weiterhin ist die Versammlung einzuberufen, wenn dies im Interesse der GmbH notwendig erscheint oder eine Gesellschafterminderheit von ihrem Recht Gebrauch macht, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben die Einberufung zu verlangen. Bei der Einberufung muss der Geschäftsführer auf Form und Frist achten, da Formfehler bei der Einberufung die Wirksamkeit der in der Gesellschafterversammlung zu fassenden Beschlüsse gefährden.
2.2 Gesellschafterwechsel
Der Geschäftsführer muss die Daten der Gesellschafter, wie z. B. Personalien, Adressen, gehaltene Anteile und Einzahlungen, erfassen und verwalten. Findet ein Anteilswechsel statt, muss dieser beim Geschäftsführer angemeldet werden. Er muss die Anteilsübertragung überprüfen, bevor er die Änderung aufnimmt. Zudem ist er grundsätzlich für die Abgabe der erforderlichen Zustimmung bei Anteilsübertragungen zuständig. Im Innenverhältnis muss er bereits vorab die Genehmigung der Gesellschafterversammlung haben.
Hinweis vom Rechtsanwalt/Steuerberater:
Anmeldung und Zustimmungserklärung werden häufig als „reine Formalität" vernachlässigt. In gesellschaftsrechtlicher Hinsicht sind sie aber von erheblicher Bedeutung. Denn ohne ordnungsgemäße Anmeldung und Zustimmungserklärung wird der Gesellschafterwechsel nicht wirksam vollzogen. Dies kann sich auf Beschlussfassungen und weitere Anteilsübertragungen problematisch auswirken.
2.3 Information und Auskunft an die Gesellschafter
Die GmbH-Gesellschafter haben Informations- und Auskunftsrechte gegenüber der Gesellschaft. Diese Rechte sind zwingend; der Geschäftsführer muss die Informations- und Auskunftsrechte der Gesellschafter innerhalb und außerhalb von Gesellschafterversammlungen erfüllen. Nur unter bestimmten Voraussetzungen darf er die Auskunft verweigern. Einen evtl. bestehenden Verweigerungsgrund muss er vorher allerdings sorgfältig prüfen, denn die unberechtigte Verweigerung der Auskunft kann zur Abberufung und Kündigung des Geschäftsführers führen und Schadenersatzpflichten auslösen.
2.4 Handelsregister
Zu den Aufgaben des Geschäftsführers gehört auch die Vornahme aller erforderlichen Anmeldungen zum Handelsregister.
3. Pflichten aus dem Rechnungswesen
Der Geschäftsführer ist verpflichtet, für eine ordnungsgemäße Buchführung zu sorgen. Dies bedeutet, dass er die Buchhaltung gemäß den Vorschriften über die Handelsbücher organisieren muss. Folglich ist er nicht etwa verpflichtet, die Buchhaltung selbst zu bearbeiten. Jedoch hat er die Erfüllung der Buchhaltungspflichten ständig zu überprüfen. Denn auch die Verletzung von Buchführungspflichten kann wiederum eine Haftung des Geschäftsführers gegenüber der GmbH begründen.
Den Jahresabschluss und den Lagebericht muss der Geschäftsführer innerhalb der gesetzlichen Fristen aufstellen und dem zuständigen Organ, i. d. R. der Gesellschafterversammlung, zur Feststellung vorlegen. Dabei beträgt die Frist zur Aufstellung grundsätzlich drei Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres; bei sog. kleinen Gesellschaften kann sich die Frist auf sechs Monate verlängern. Auch wenn der Geschäftsführer dieser Pflicht nicht nachkommt, kann er sich schadenersatzpflichtig machen.
Darüber hinaus zählt zu den Aufgaben des Geschäftsführers, die gesetzlichen Offenlegungspflichten in Bezug auf Jahresabschluss, Lagebericht, Beschluss der Gesellschafterversammlung sowie Liste der Gesellschafter zu erfüllen.
4. Pflichten aus dem Arbeits- und Sozialversicherungsrecht
Der Geschäftsführer nimmt die Pflichten der GmbH als Arbeitgeber wahr und ist daher dafür verantwortlich, dass die GmbH alle Vorgaben des Arbeits- und Sozialrechts einhält:
In arbeitsrechtlicher Hinsicht betrifft dies u. a. die Vorschriften des Arbeitsschutzes, des Arbeitszeitgesetzes, des Bundesurlaubsgesetzes oder des Kündigungsschutzes. Zudem hat er dafür Sorge zu tragen, dass alle erforderlichen Meldungen rechtzeitig an die Sozialversicherungsträger erfolgen und die Sozialversicherungsbeiträge von der GmbH auch fristgerecht und vollständig abgeführt werden.
Hinweis vom Rechtsanwalt/Steuerberater:
Das Vorenthalten von fälligen Arbeitnehmerbeiträgen kann auch strafrechtliche Folgen für den Geschäftsführer nach sich ziehen.
5. Pflichten aus dem Steuerrecht
Auch die Verantwortung für die Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten der GmbH liegt beim Geschäftsführer. Die Pflicht zur Steuerzahlung betrifft insbesondere die Versteuerung des Gewinns (Körperschaftsteuer, Kapitalertragsteuer) und die Zahlung der Gewerbesteuer sowie die Anmeldung und Zahlung von Umsatzsteuer sowie Lohnsteuer, soweit Arbeitnehmer beschäftigt werden. Im Falle des Erwerbs oder Vorhandenseins von Immobilien sind Grunderwerbsteuer bzw. Grundsteuerzahlungen zu beachten.
Hinweis vom Rechtsanwalt/Steuerberater:
Aufgrund der Komplexität von Steuerfragen und des hohen Haftungsrisikos - auch in strafrechtlicher Hinsicht - sollte der Geschäftsführer beim geringsten Zweifel immer fachmännischen Rat hinzuziehen. Ist der Geschäftsführer zugleich Gesellschafter der GmbH, gelten steuerrechtlich besonders strenge Vorschriften (verdeckte Gewinnausschüttung). Grundkriterien sind dabei die Fremdüblichkeit und Angemessenheit. In diesem Falle ist es auch besonders wichtig, alle Beziehungen zwischen Gesellschafter und GmbH-Geschäftsführer im Vorfeld klar und eindeutig zu regeln.
6. Pflichten in der Krise
Der Geschäftsführer hat die Aufgabe, eine Krise der GmbH zu verhindern. Dazu muss er ein Risikomanagementsystem einrichten. Zeigen sich Anzeichen einer Krise, muss er die Gesellschafter informieren; ist die Hälfte des Stammkapitals verbraucht, hat er unverzüglich eine Gesellschafterversammlung einberufen.
Jeder Geschäftsführer muss bei Eintreten der Insolvenzreife unverzüglich die Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen der Gesellschaft beantragen. Kann und soll eine Sanierung angestrebt werden, ist ein tragfähiger Sanierungsplan vorzulegen. Prinzipiell ist der Geschäftsführer für die Beantragung der Insolvenz verantwortlich und muss dementsprechend die Insolvenzgründe kennen. Erfüllt er seine Insolvenzantragspflicht nicht oder nicht rechtzeitig, läuft er wiederum Gefahr, persönlich zu haften und sich strafbar zu machen. Nur bei sog. Führungslosigkeit, d. h. wenn ein Geschäftsführer nicht (mehr) bestellt ist, sind die Gesellschafter antragspflichtig, sofern sie über das Vorliegen der Insolvenzantragsgründe bzw. die Führungslosigkeit Kenntnis hatten.
IV. Rechte aus dem Anstellungsverhältnis
1. Vergütung
Ein Geschäftsführer hat Anspruch auf Zahlung der vereinbarten oder üblichen Vergütung. Seine Gesamtvergütung umfasst häufig neben der monatlichen Festvergütung auch Tantiemen, Gratifikationen und sonstige Leistungen (z. B. Dienstfahrzeug, Versicherungen). Diese Vergütung muss angemessen sein, wobei sich die Angemessenheit u. a. nach der Branche, Unternehmensgröße und Ertragssituation richtet.
Hinweis vom Rechtsanwalt/Steuerberater:
Der Geschäftsführer ist verpflichtet, der Herabsetzung seiner Vergütung zuzustimmen, wenn sich die finanziellen Verhältnisse der GmbH wesentlich verschlechtern. Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit oder Unfall steht dem Geschäftsführer gesetzlich nur für einige Tage zu. Deshalb sollte im Anstellungsvertrag ein Zahlungsanspruch für längere Verhinderungen geregelt werden. Ein Geschäftsführer hat zudem grundsätzlich Anspruch auf die Erstattung aller Ausgaben, die er im Rahmen seiner Tätigkeit für notwendig halten durfte, z. B. Spesen, Reisekosten.
2. Urlaub
Dem Geschäftsführer steht auch ohne Vereinbarung ein Anspruch auf angemessenen Urlaub zu. Er hat einen Abgeltungsanspruch, wenn der Urlaub aus betrieblichen Gründen ganz oder teilweise nicht genommen werden kann.
3. Nebentätigkeit
Eine Nebentätigkeit gleich welcher Art ist nur gestattet, soweit dadurch die Aufgaben gegenüber der GmbH nicht beeinträchtigt werden.
Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.