In zwei Beschlüssen hat der BFH definiert, in welchem Umfang bei Außenprüfungen (Betriebsprüfungen) auf die EDV-Buchhaltung zugegriffen werden darf.
Eine Gesellschaft hatte Einzelkonten gegen den Zugriff durch den Beamten gesperrt. Die Prüfung dieser Konten würde allenfalls zu einer niedrigeren Steuer führen. Zudem weigerte sie sich, die elektronisch gespeicherten Rechnungen über ihr EDV-System lesbar zu machen und bot stattdessen den Ausdruck auf Papier an. Für den BFH ist jedoch nicht ernstlich zweifelhaft, dass sich das in § 147 Abs. 6 AO geregelte Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung auf sämtliche Buchhaltungskonten erstreckt und es nicht im Belieben des Geprüften steht, einzelne Konten vor dem Zugriff zu sperren.
Darüber hinaus ist der Betrieb verpflichtet, den Prüfern das Lesen der eingescannten Ein- und Ausgangsrechnungen mithilfe seines EDV-Systems über Bildschirm zu ermöglichen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 200 Abs. 1 S. 2 AO im Rahmen der allgemeinen Mitwirkungspflicht sowie aus § 147 Abs. 5 AO. Danach müssen EDV-Unterlagen auf Kosten des Steuerpflichtigen für die Finanzbehörde lesbar gemacht werden. Zwar ist die Vernichtung von Originalrechnungen nach Einscannen, Digitalisieren und Speichern auf pdf- oder tif-Dateien zulässig. Das gilt aber nur, wenn sie während der Dauer der Aufbewahrungsfrist unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Der Datenzugriff erstreckt sich auch auf die Daten der Finanzbuchhaltung. Das gilt auch für Konten, die nach HGB passivierte Posten oder nicht abziehbare Betriebsausgaben betreffen.
Die Überleitung der Handels- in die Steuerbilanz sowie die Hinzurechnung von Beträgen unterliegt der uneingeschränkten Prüfung durch das Finanzamt. Dabei sind auch zu einer niedrigeren Steuer führende Daten relevant. Denn die Betriebsprüfung dient der Prüfung von Besteuerungsgrundlagen zugunsten sowie zuungunsten des Steuerpflichtigen.
Steuerberaterhinweis:
Es handelt sich um die erste Entscheidung des BFH im Bereich der seit 2002 möglichen digitalen Betriebsprüfung auf EDV-Basis. Der unterliegen grundsätzlich die zuvor in Papierform vorhandenen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Welche Daten dies umfassen soll, hat das BMF in einem jüngst erweiterten Frage-Antwort-Katalog dargestellt. Hiernach unterliegen beispielsweise Kostenstellen dem Datenzugriff, wenn sie steuerlich relevant sind und etwa der Bewertung von Bilanzposten oder der Dokumentation von Verrechnungspreisen dienen. Zu den EDV-Unterlagen zählen auch Buchungstexte sowie freiwillig aufgezeichnete Unterlagen.
Beim BFH ist derzeit bereits ein Verfahren anhängig, ob das Finanzamt Daten verlangen darf, die über die Aufzeichnungspflichten hinausgehen, wenn diese freiwillig erfasst wurden. Das gilt beispielsweise für betriebswirtschaftliche Auswertungen.