Eine gute, gemeinsame Prüfungsvorbereitung kann erheblich zur Entspannung beitragen, denn wer sich mit Ablauf, Spielregeln und Tücken einer Prüfung auskennt, kann viele unangenehme Überraschungen vermeiden. Bei einer Betriebsprüfung gilt:
- Wie oft das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung vorbeischaut, hängt neben anlassbezogenen Prüfungen insbesondere von der Größe des Unternehmens ab. Das Spektrum reicht vom Kleinstbetrieb, der statistisch nur sehr selten geprüft wird, bis zu Großbetrieben, die laufend der Prüfung unterliegen. Auch Privatpersonen können geprüft werden, sofern sie in einem Jahr mindestens 500.000 € positive Einkünfte aus nichtunternehmerischen Tätigkeiten erhalten.
- Im Unterschied zu den Überraschungsbesuchen im Rahmen der Lohnsteuer-, Umsatzsteuer- oder Kassennachschau muss eine Betriebsprüfung vom Fiskus immer schriftlich angekündigt werden. Damit sind Umfang, Dauer und Zeitraum der Prüfung bekannt und Steuerzahler können sich gemeinsam mit ihrem Steuerberater darauf vorbereiten.
- Der Ablauf einer Prüfung sollte mit dem Steuerberater besprochen werden. Im Zuge einer Schwachstellenanalyse lassen sich vorab kritische Punkte besprechen und entschärfen, wie z.B. ungewöhnliche Entnahme- oder Einlage-
- tatbestände. Vorab sollte gemeinsam überlegt werden, ob eine Verfahrensdokumentation oder die Implementierung
- eines Tax-Compliance-Management-Systems sinnvoll ist.
- Während der Prüfung kann der Steuerberater bei der Entwicklung der richtigen Strategie beraten und Lösungsoptionen für strittige Fälle aufzeigen.
- Steuerzahler, die geprüft werden, unterliegen bestimmten Mitwirkungspflichten. Sie müssen Auskünfte erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorlegen, Erläuterungen geben, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlich sind, und die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse unterstützen.
- Die Finanzbehörden haben bei der Prüfung in der Regel direkten Zugriff auf die Datenverarbeitungssysteme des
- Geprüften, wo die relevanten Unterlagen digital zur Verfügung stehen.
- Wurden alle Unterlagen und Daten geprüft, endet die Prüfung regelmäßig mit einer Schlussbesprechung und einem Prüfungsbericht mit den Prüfungsfeststellungen.
Besonderheit: Kassennachschau
Überraschungsbesuche vom Finanzamt nehmen wieder zu. Bereits seit 2018 können Finanzämter bei Betrieben der Bargeldbranche sogenannte Kassennachschauen durchführen und in diesem Rahmen unangekündigt überprüfen, ob die Daten des Kassensystems den gesetzlichen Formvorschriften genügen und die Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß erfolgt sind. Der Prüfer kann die gespeicherten Daten des Kassensystems und die Programmierung der Kasse direkt einsehen oder Daten für eine spätere Kontrolle auf einem Datenträger mitnehmen.
Nachdem die Medien die Steuerverwaltungen der Länder kürzlich wegen zu weniger Kassennachschauen kritisiert hatten, kommt nun eine Reaktion aus Thüringen: Die Finanzministerin des Freistaats erklärte, dass es in den Jahren 2020 bis 2022 tatsächlich zu wenige Kassennachschauen gegeben habe - die Ursachen hierfür sieht sie aber insbesondere in der Corona-Pandemie. Laut Ministerium ist der Aufholprozess nun in vollem Gange. Thüringer Finanzbeamte sollen nun für Kassennachschauen besser aufgestellt und mit einer speziellen Prüfsoftware ausgerüstet sein. Die Bandbreite möglicher Prüfungshandlungen reicht von verdeckten Testkäufen bis hin zur detaillierten, IT-gestützten Auswertungen der vorgefundenen Kassendaten.
Hinweis
Werden bei einem Datenzugriff größere Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann das Finanzamt ohne Weiteres zu einer regulären Außenprüfung übergehen. Dabei wird dann ad hoc das gesamte Unternehmen geprüft, ohne dass es einer Ankündigung bedarf. Es ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltungen aller Bundesländer nach den pandemiebedingten Einschränkungen nun wieder verstärkt Kassennachschauen durchführen.