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Thema Dezember 2005: Die steuerliche Betriebsprüfung

Wenn eine Betriebsprüfung angekündigt ist, sind Sie und Ihr Steuerberater/Rechtsanwalt gefragt. Rechtzeitig bereits im Vorfeld der Prüfung sollten einige vorbereitende Maßnahmen getroffen werden, damit Sie der Prüfung mit der gebotenen Gelassenheit und Ruhe entgegensehen können.

 

Aufgabe und Rechtsgrundlagen der Betriebsprüfung

Nach § 85 der Abgabenordnung haben die Finanzbehörden die Steuern nach Maßgabe der Gesetze gleichmäßig festzusetzen und zu erheben. Insbesondere haben sie sicherzustellen, dass Steuern nicht verkürzt oder zu Unrecht erhoben werden. Vorraussetzung dafür ist, dass die für die Besteuerung bedeutenden Lebenssachverhalte möglichst vollständig ermittelt werden. Hierzu steht der Behörde als besondere Ermittlungsmaßnahme die Betriebsprüfung zur Verfügung. Aufgabe der Betriebsprüfung ist vor allem die Ermittlung und Beurteilung der steuerlich bedeutsamen Sachverhalte des Steuerpflichtigen.

 

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage der Betriebsprüfung sind die §§ 193 bis 207 der AO. Ergänzend gelten die allgemeinen Vorschriften des Ermittlungsverfahrens (§§ 85 bis 107 AO) und die Betriebsprüfungsordnung.

 

Zulässigkeit einer Betriebsprüfung

Nach § 193 Abs. 1 AO ist eine Betriebsprüfung zulässig bei Steuerpflichtigen,

  • die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder
  • die freiberuflich tätig sind.

Bei anderen Steuerpflichtigen kommt einen Betriebsprüfung nur unter den eingeschränkten Voraussetzungen des § 193 Abs. 2 AO in Betracht. Hinsichtlich dieser, in der Regel „Nichtunternehmer“, ist eine Außenprüfung zulässig,

  • soweit es sich um Prüfung von Abzugsteuern handelt
    (z. B. Prüfung der Lohnsteuer bei Privatpersonen mit Angestellten) oder
  • wenn die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung an Amtsstelle nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhaltes nicht zweckmäßig ist (z. B: bei Steuerpflichtigen mit umfangreichen und vielgestaltigen Überschusseinkünften: Kapitaleinkünfte, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung etc.). In diesem Fall muss die Prüfungsanordnung besonders begründet werden.

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Umfang der Betriebsprüfung

Die Prüfung kann

  • eine oder mehrere Steuerarten,
  • einen oder mehrere Besteuerungszeiträume oder
  • bestimmte Sachverhalte betreffen.

In der Regel beschränkt sich der Prüfungszeitraum auf drei Jahre. Der Umfang einer Betriebsprüfung wird durch eine schriftlich zu erteilende Prüfungsanordnung bestimmt (§ 196 AO).

 

Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen während der Prüfung

Der Prüfer hat bestimmte Prüfungsgrundsätze zu beachten:

  • Er muss die steuerlichen Verhältnisse feststellen. 
  • Er muss sich dabei an Recht und Gesetz halten. 
  • Er muss zu Gunsten als auch zu Ungunsten des Steuerpflichtigen prüfen. 
  • Er sollte während der Prüfung den Steuerpflichtigen über getroffene Feststellungen informieren. 
  • Der Steuerpflichtige hat das Recht auf eine förmliche Schlussbesprechung. Er kann darauf verzichten. 
  • Sofern eine Schlussbesprechung stattfindet, sollte der Prüfer dem Steuerpflichtigen und/oder dessen Steuerberater die Besprechungspunkte und den Termin zur Schlussbesprechung in einer angemessenen Zeit vor der Besprechung mitteilen. 
  • Wenn die Prüfung zu Feststellungen geführt hat, muss der Prüfer hierüber einen Bericht abfassen. Der Steuerpflichtige hat das Recht, dass ihm dieser Bericht vorab zur Stellungnahme vorgelegt wird.

Aber auch der Steuerpflichtige hat während der Betriebsprüfung bestimmte Pflichten:

  • Er muss die Prüfung dulden und hierbei mitwirken.
  • Er muss insbesondere Auskünfte erteilen und die für die Prüfung notwendigen Unterlagen vorlegen. Hierzu gehören insbesondere Aufzeichnungen, Bücher und Geschäftspapiere.
  • Die Auskunftspflicht gegenüber dem Prüfer kann auch auf eine andere Person (z. B. Steuerberater oder Arbeitnehmer) delegiert werden. Dies entbindet den Steuerpflichtigen aber nicht von seiner eigenen Verpflichtung.
  • Bei unzureichender Sachverhaltsaufklärung durch den Steuerpflichtigen oder der von ihm benannten Auskunftsperson ist der Prüfer berechtigt, sich nach den allgemeinen Ermittlungsregeln an einen Dritten zu wenden.
  • Seit dem 1. Januar 2002 hat der Prüfer das Recht, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen.
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Vorbereitung auf die Prüfung

Zunächst sollte Ihr Steuerberater prüfen, ob die Prüfungsanordnung inhaltlich und formal richtig ist. Es kann sich zu diesem Zeitpunkt sonst bereits die Frage stellen, ob nicht ein Einspruch notwendig wird.

Anhand der nachfolgenden Liste können schematisch einige Dinge geklärt werden. Auf jeden Fall ist im Vorfeld das Gespräch mit Ihrem Steuerberater/Rechtsanwalt zu suchen.

  • Passt Ihnen der angesetzte Termin? Achten Sie darauf, dass insbesondere die zuständigen Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt erreichbar sind, damit Sie Ihrer Mitwirkungspflicht nachkommen können. Denken Sie daran, dass auch Ihr Steuerberater anwesend bzw. erreichbar sein sollte. Berücksichtigen Sie betriebsrelevante Vorgänge zu dem vorgesehenen Prüfungstermin wie Urlaub, Messetermine, Jahresabschluss mit Inventur, Hochsaison. Ihr Steuerberater wird ggf. die Verlegung des Termins veranlassen.
  • Steht Ihnen noch genügend Zeit zur Vorbereitung der Unterlagen zur Verfügung?
  • Leiten Sie umgehend in Abstimmung mit dem Steuerberater die Sichtung und Prüfung der entsprechenden steuerlichen Unterlagen in die Wege. Hierzu gehört die Klärung folgender Fragen:

 

    • Sind die Lohnsteuer- und Umsatzsteuerunterlagen in Ordnung?
    • Ist die Belegablage einwandfrei und lückenlos?
    • Liegen die Sachkonten für den Prüfer bereit?
    • Sind eventuelle Umbuchungslisten für den Prüfer einsehbar?
    • Liegen die Abschlussunterlagen vor?
    • Sind ausreichende Entnahmen für die private Lebensführung getätigt worden?
    • Lassen sich Privateinlagen und deren Herkunft hinreichend erklären?
    • Ist die Kassenbuchführung ordnungsgemäß?
    • Wurden private Nutzungen entsprechend versteuert?
    • Müssen nochberichtigte Steueranmeldungen gefertigt werden?

Wenn die Prüfung läuft, ist erneut Ihr Steuerberater gefragt. Insbesondere muss darauf geachtet werden, dass die Formalien der Prüfung eingehalten werden. Möglicherweise verlangt der Prüfer Unterlagen außerhalb des angekündigten Prüfungszeitraums. Hier ist Vorsicht geboten, Hintergrund könnte der Verdacht des Prüfers auf eine Steuerhinterziehung sein. Eventuell wird eine offizielle Erweiterung des Prüfungszeitraums notwendig. Hiergegen kann ggf. Einspruch eingelegt werden.

Neigt sich die Prüfung dem Ende zu, muss überlegt werden, ob eine Schlussbesprechung sinnvoll ist. Insbesondere ist häufig eine Absicherung der geprüften Sachverhalte durch die verbindliche Zusage/Aussage für die Zukunft angezeigt, damit Planungssicherheit besteht.

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