1. Form und Nachweis der Vollmacht
Die Vollmacht zur Vertretung im Besteuerungsverfahren kann nicht nur schriftlich, sondern auch auf andere Weise erteilt werden. Sie ist für die Finanzbehörde nur dann beachtlich, wenn sie ihr, zumindest durch konkludentes Handeln, angezeigt wird.
Die für Steuerberater geltende Vermutung einer ordnungsgemäßen Bevollmächtigung durch den Steuerpflichtigen gilt auch für Lohnsteuerhilfevereine und andere Einrichtungen i. S. des § 4 StBerG (Befugnis zu beschränkter Hilfeleistung in Steuersachen), soweit diese zur Hilfeleistung in Steuersachen befugt sind. Von der ordnungsgemäßen Bevollmächtigung eines Steuerberaters kann bereits dann ausgegangen werden, wenn in der Steuererklärung angegeben wurde, dass dieser an der Erstellung der Erklärung mitgewirkt hat.
Im Zweifelsfall ist zu klären, ob eine Vollmacht (noch) besteht. Dies kann z. B. dann geboten sein, wenn in der vom Steuerpflichtigen zuletzt eingereichten Steuererklärung im Gegensatz zu früheren Steuererklärungen eine Mitwirkung durch einen Angehörigen der steuerberatenden Berufe nicht mehr erkennbar ist.
2. Umfang der Vollmacht
Die Vollmacht berechtigt den Bevollmächtigten zur Vornahme aller Verfahrenshandlungen, soweit der Steuerpflichtige die Vollmacht nicht ausdrücklich eingeschränkt und die Einschränkung dem FA mitgeteilt hat. Ist keine ausdrückliche Empfangsvollmacht dem Finanzamt vorgelegt worden, berechtigt die bloße Vollmacht nach § 80 AO nicht zur Entgegennahme von Steuerverwaltungsakten, da § 122 Abs. 1Satz 3 AO als „lex spezialis” vorgeht.
Hat der Steuerpflichtige dem FA jedoch eine schriftliche Vollmacht vorgelegt, wonach der Steuerberater berechtigt ist, für den Steuerpflichtigen rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben und entgegenzunehmen, so umfasst dieVollmacht auch den Empfang von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten.
Eine dem FA vorgelegte, mit der Steuernummer für die laufend veranlagten Steuern versehene Vollmachtsurkunde erstreckt sich nur auf die unter dieser Steuernummer erfassten Steuerarten, nicht dagegen auf sonstige Bereiche wie Einheitsbewertung des Grundvermögens, Grunderwerbsteuer oder Erbschaftsteuer. Das Gleiche gilt, wenn im Fragebogen zur Gewerbeanmeldung ein Empfangsbevollmächtigter benannt wird; denn dieser Fragebogen bezieht sich ersichtlich (nur) auf die steuerlichen Angelegenheiten, die sich aus der Betriebseröffnung ergeben, d. h. auf die sich daran anschließenden laufend veranlagten Steuern.
Die Finanzverwaltung hat gemeinsam mit den Steuerberaterkammern eine Standard-Vollmacht entwickelt. Die Steuerberaterkammern stellen diese Standard- Vollmacht jeweils auf ihrer Homepage zum Download für ihre Mitglieder zur Verfügung. Zugleich empfehlen sie den Gebrauch dieses Formulars. Des Weiteren hat die Finanzverwaltung mit Vertretern der Lohnsteuerhilfevereine eine Standard- Vollmacht entwickelt. Die Standard-Vollmachten sind als Anlagen dieser Karteikarte beigefügt.
3. Beachtung der Vollmacht durch das Finanzamt
Ist ein Steuerberater bestellt, sollen der Schriftwechsel und die Verhandlungen im Besteuerungsverfahren mit ihm geführt werden. Demgemäß ist das FA bei erteilter Vollmacht grundsätzlich gehalten, sich wegen notwendiger Rückfragen und Auskünfte ausschließlich mit dem Steuerberater in Verbindung zu setzen und diesem auch schriftliche Antworten und Mitteilungen auf Anträge, Anfragen, Einwendungen u. dgl. zu übermitteln. So sind z. B. bewilligende oder ablehnende Entscheidungen über Anträge auf Stundung, Erlass oder Aussetzung der Vollziehung stets dem Bevollmächtigten zuzusenden, wenn dieser für den Steuerpflichtigen den Antrag gestellt hat. Dies gilt auch in den Fällen, in denen dem FA eine schriftliche Vollmacht , die den Bevollmächtigten ausdrücklich zur Entgegennahme von Verwaltungsakten ermächtigt, nicht vorliegt.
Nur in Ausnahmefällen ist es ermessensfehlerfrei, wenn sich das FA unmittelbar an den Beteiligten wendet. Dies ist etwa dann der Fall, wenn der Bevollmächtigte auf Zuschriften des FA nicht reagiert, wenn er nicht erreichbar ist oder wenn zweifelhaft ist, ob die Vollmacht noch besteht. Auch in diesen Fällen ist der Bevollmächtigte zu verständigen, z. B. durch Übersendung einer Abschrift des an den Beteiligten gerichteten Schriftsatzes.
4. Erlöschen der Vollmacht
Hat der Beteiligte einen Bevollmächtigten benannt, bleibt die Vollmacht so lange wirksam, bis dem FA ein Widerruf zugeht. Der Widerruf ist wie die Vollmachtserteilung selbst formfrei.
Die Mitteilung eines Angehörigen der steuerberatenden Berufe über die vorgenommene Auflösung/Kündigung des Mandatsverhältnisses (Niederlegung des Mandats) ist auch für das FA beachtlich, die Vollmacht ist als erloschen anzusehen.
Im Falle des Verlustes der Handlungsfähigkeit des Bevollmächtigten bzw. seines Todes endet bzw. erlischt dieVollmacht . Dagegen wird die Vollmacht weder durch den Tod des Vollmachtgebers noch durch eine Veränderung in seiner Handlungsfähigkeit oder seiner gesetzlichen Vertretung aufgehoben. In diesen Fällen empfiehlt es sich aber zu klären, ob noch ein Vertretungsverhältnis besteht.
5. Datenpflege im Grundinformationsdienst/Wirkung einer Empfangsvollmacht in der Steuer- bzw. Feststellungserklärung
Wird dem FA die steuerliche Vertretung durch einen Steuerberater angezeigt (z. B. durch Einreichung einer entsprechenden Vollmacht oder durch Anzeige der Mitwirkung an der Steuererklärung), ist dies im Grundinformationsdienst abzuspeichern (Datum bei „gesetzt ab” im Feld „steuerlich beraten”).
Eine Empfangsbevollmächtigung des steuerlichen Vertreters ist nur dann im Grundinformationsdienst zu speichern, wenn hierfür eine ausdrückliche Ermächtigung des Steuerpflichtigen vorliegt (Wortlaut der eingereichten Vollmacht ). Bei der Speicherung ist darauf zu achten, ob sich die Empfangsvollmacht nur auf einzelne Steuerarten, nur auf das Festsetzungsverfahren oder auf das gesamte Besteuerungsverfahren (incl. Erhebung) bezieht, um Bekanntgabemängel mit der Folge der Unwirksamkeit der Bekanntgabe bis zu deren Beseitigung zu vermeiden.
Wird eine Empfangsbevollmächtigung nur im Rahmen der Steuererklärung erteilt („Der Steuerbescheid soll nicht mir/uns zugesandt werden”), ist diese nicht im Grundinformationsdienst, sondern über das Steuerfestsetzungsverfahren (Sachbereich 10) einzugeben.
Die Bestellung eines Empfangsbevollmächtigen zur Entgegennahme der Bescheide über die einheitliche und gesonderte Feststellung in der Feststellungserklärung hat nicht lediglich Wirkung für das Feststellungsverfahren des entsprechenden Feststellungszeitraums. Sie ist solange zu beachten, bis sie durch Widerruf entfällt, in der Feststellungserklärung für ein Folgejahr eine anderweitige Empfangsvollmacht erteilt wird oder dem Finanzamt eine auf einen anderen Empfänger lautende allgemeine, jahrsgangsneutrale vorgelegt wird. Die Empfangsvollmacht wirkt nur für die Entgegennahme des Bescheids über die einheitliche und gesonderte Feststellung und kann daher nicht ohne Weiteres auf die anderen Steuerarten bzw. auf das übrige Besteuerungsverfahren übertragen werden.
Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass durch die bloße Abspeicherung der Empfangsbevollmächtigung der Steuerfall im maschinellen Besteuerungsverfahren nicht automatisch als „steuerlich beraten” behandelt wird.
Die OFD Koblenz beantwortet in einem ausführlichen Schreiben Zweifelsfragen zu Form, Nachweis und Umfang von Vollmachten, die ein Steuerzahler einem Steuerberater erteilt, und welche Folgen für das Finanzamt daraus resultieren.