Die Vorlageverweigerungsrechte bestehen bei von Finanzbeamten verlangten Unterlagen nämlich nicht, soweit sie keine mandantenbezogenen Daten enthalten oder die Namen der Mandanten bereits offenbart worden sind. Das würde beispielsweise vorliegen, wenn der Steuerberater die Personen in Verfahren gegenüber den jeweiligen Finanzämtern vertritt.
Allerdings darf das FA mandantenbezogene Unterlagen nur in neutralisierter Form verlangen, soweit dies für die Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen erforderlich ist. Es bleibt dann dem Rechtsanwalt/Steuerberater überlassen, in welcher Weise er für eine Wahrung der beruflichen Geheimhaltung sorgt. Das kann beispielsweise durch Schwärzen der Namen und Adressen der Mandanten in den vorzulegenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kontobelegen erfolgen.
Auch ein Berufsgeheimnisträger muss grundsätzlich bei der Ermittlung der für die Besteuerung erheblichen Sachverhalte mitwirken. Er hat insbesondere Auskünfte zu erteilen sowie Aufzeichnungen, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen. Dabei bestimmt § 200 Abs. 1 AO seine Mitwirkungspflichten als spezielle Vorschrift gegenüber den allgemeinen Mitwirkungs- und Vorlagepflichten nach §§ 90, 97 AO. Grenzen einer Inanspruchnahme aufgrund dieser Mitwirkungspflicht ergeben sich daraus, dass die Finanzbehörde im Rahmen ihrer Sachverhaltsermittlung nach pflichtgemäßem Ermessen entscheidet, ob und in welcher Form sie den Geprüften in Anspruch nimmt.
Nach dem Urteil (BFH 28.10.09, VIII R 78/05) wahren Steuerberater/Rechtsanwälte ihr Berufsgeheimnis und erfüllen keinen Straftatbestand, wenn sie der Außenprüfung Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung sowie Berechnung von Rückstellungen, Wertberichtigungen und Fakturierung auf einem Datenträger zur Verfügung stellen. Das Finanzamt geht bei der Außenprüfung nämlich davon aus, dass die Buchhaltung so aufgebaut ist, dass dem Datenschutz oder der Verschwiegenheit unterliegende Informationen getrennt von den vorlagepflichtigen Daten archiviert werden oder entsprechend aufbereitet werden können. Insoweit steht einer Vorlage nichts im Wege und die Außenprüfung fordert damit gerade nicht dazu auf, eine rechtswidrige Tat zu begehen. Betroffenen ist es durchaus möglich, bereits bei Erfassung der Geschäftsvorfälle die Trennung von geheimhaltungs- und verschwiegenheitspflichtigen Angaben von den steuer- und buchführungsrelevanten Daten herbeizuführen.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme schreiben ein effizientes internes Kontrollsystem vor, nach dem sensible Informationen des Unternehmens gegen unberechtigte Kenntnisnahme zu schützen und durch wirksame Zugriffskontrollen zu unterbinden sind. Nahezu alle EDV-Buchführungssysteme verfügen über Möglichkeiten, den Zugriff auf die prüfungsrelevanten Bereiche des § 147 AO zu beschränken. Wenn der Berufsgeheimnisträger diesbezüglich seine Hausaufgaben nicht gemacht hat, kann er hiermit zulässige Prüfungshandlungen nicht blockieren oder verhindern.
Hinweis des Rechtsanwalts/Steuerberaters:
Die Herausgabe eines Datenträgers mit den Aufzeichnungen bzw. einer Buchführung eines Freiberuflers kann entsprechend jüngster Rechtsprechung von der Finanzverwaltung nicht verlangt werden, da eine Buchführungspflicht insoweit nicht besteht (mehr). Diese Rechtsprechung greift bei Tätigkeit einer GmbH von Rechtsanwälten/Steuerberatern etc. selbstverständlich nicht, denn hier besteht originäre Buchführungspflicht.