Die seit 2002 mögliche digitale Betriebsprüfung dient ausschließlich der Anpassung an aktuelle technologische Möglichkeiten unter Einsatz von neuen Auswertungsprogrammen. Da der sachliche Umfang damit jedoch nicht erweitert wird, unterliegen nach einem Urteil des FG Rheinland-Pfalz auch keine primär betriebsinternen Informationen dem Datenzugriff. Denn die Prüfung einer EDV-gestützten Buchführung stellt keinen Zugriff auf neue Informationsquellen, sondern lediglich eine veränderte Form dar. Dabei kann die Finanzverwaltung Daten selbst auswerten, vom Betrieb nach Vorgabe zusammenstellen oder auf CD-ROM speichern lassen.

Der Datenzugriff beschränkt sich aber auf die zuvor in Papierform vorhandenen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Somit ist wie im Streitfall die Kostenrechnung nicht betroffen, da sie nicht zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehört. Etwas anderes gilt nur für Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z.B. zum Nachweis von bedeutsamen Tatsachen und Verhältnissen. In Hinsicht auf die Kosten-rechnung trifft das auf die Bewertung von Anlagegütern, Rückstellungen oder Verrechnungspreisen zu. Die übrigen Inhalte sind hingegen nicht Gegenstand der Betriebsprüfung. Das ist vergleichbar mit gemischten Konten, bei denen Kontoauszüge für Privatausgaben nicht vorzulegen sind.

Einheitliche Datenbestände können danach in zwei Bereiche fallen. Doch anders als bei gedruckten Belegen lassen sich die EDV-Daten nicht einfach trennen. Betriebe sollten in ihrer Software und insbesondere vor Prüfungsbeginn untersuchen, inwieweit sich nicht aufbewahrungspflichti-ge Informationen herausfiltern lassen. Im Revisionsverfahren kann sich der BFH erstmals zu dieser Problematik äußern.