Ab 2006 werden die Sozialversicherungsbeiträge in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld bereits am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung oder Tätigkeit ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt. Mit dieser Neuregelung wird also nicht mehr die tatsächliche Zahlung der Entgelte, sondern die voraussichtliche Beitragshöhe aus der erbrachten Arbeitsleistung des Beschäftigten eingefordert. Eine eventuell verbleibende Differenz zwischen voraussichtlicher und tatsächlicher Beitragsschuld wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Die von uns erstellten Beitragnachweise müssen schon 2-4 Tage vor der Fälligkeit an die Krankenkassen übermittelt werden.
Beispiel zur Fälligkeit
Dazu betrachten wir den Januar 2006:
Hier fällt der drittletzte Bankarbeitstag auf den 27. 01.2006. Das bedeutet, dass die Sozialversicherungs-beiträge für den Monat Januar 2006 in voraussichtlicher Höhe am 27.01.2006 und ein etwaiger Restbetrag am 24.02.2006 fällig sind.
Wir müssen die Beitragsnachweise demnach bereits am 23. – 25.01.2006 (je nach Krankenkasse) an die Krankenkassen übermitteln. Beitragsnachweise dürfen ab dem 01.01.2006 nicht mehr in Papierform bei den Krankenkassen eingereicht werden, sondern werden online übermittelt.
Was wäre eine neue Regel ohne Ausnahme?
Damit es im Januar 2006 durch die gleichzeitige Fälligkeit der Beiträge für Dezember 2005 und Januar 2006 nicht zu einer Doppelbelastung für die Arbeitgeber kommt, hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung geschaffen:
Die Beiträge für den Januar 2006 werden nicht im Januar fällig, sondern werden jeweils in Höhe von einem Sechstel der Beitragschuld mit den Beiträgen Februar bis Juli 2006 fällig.
Was bedeutet das für Sie?
Sie müssen bis zum 20. des laufenden Monats die Entgelte für Ihre Angestellten gewissenhaft schätzen* und uns mitteilen, damit wir die Beitragsnachweise erstellen und fristgerecht an die Krankenkassen übermitteln können.
*gewissenhaft schätzen heißt, dass Sie die Entgelte Ihrer Angestellten so berechnen, dass es zum Monatsende keine großen Abweichungen mehr geben wird. Dies bedeutet auch, dass Sie, wenn Sie am 20.01.2006 bereits wissen, dass am 28.01.2006 ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, Sie für diesen Mitarbeiter ein Entgelt schätzen müssen. Damit wir diesen neuen Mitarbeiter mit dem geschätzten Betrag abrechnen können, benötigen wir ebenfalls bis zum 20. des Monats einen vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Personalfragebogen (siehe Anlage zu diesem Schreiben).
Wenn Sie die Übergangsregelung zur Zahlung der Beiträge für Dezember 2005 und Januar 2006 in Anspruch nehmen möchten, geben Sie uns bitte bis 10.01.2006 Bescheid. Ein Antrag bei den einzelnen Krankenkassen ist nicht erforderlich.
2. Änderung der Umlagepflicht und der damit in Verbindung stehenden Ansprüche zum 01.01.2006
Für die Erstattung der Entgeltfortzahlung bei Krankheit und die Aufwendung bei Mutterschaft gibt es zwei „getrennte Kassen“.
Über die Umlage 1 (kurz „U1“ genannt) erhält der Arbeitgeber die Erstattung für fortgezahltes Arbeitsentgelt bei Krankheit. Dies trifft auf alle Betriebe mit weniger als 30 Vollbeschäftigten zu. (Teilzeitbeschäftigte werden anteilig berechnet). Eine Unterscheidung zwischen Arbeitern und Angestellten wird nicht mehr getroffen.
Mit der Umlage 2 (kurz „U2“ genannt) werden dem Arbeitgeber sein Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und Aufwendungen für Fehlzeiten nach dem Mutterschutzgesetz erstattet. Dies trifft für alle Betriebe zu, unabhängig von der Anzahl ihrer Mitarbeiter und deren Geschlecht.
Beiträge zu den Umlagen werden ab dem 01.01.2006 immer an die Krankenkasse des Arbeitnehmers abgeführt und Erstattungen von diesen gezahlt. Die Beiträge an die Umlagekassen sind abhängig vom Arbeitsentgelt und werden mit den Sozialversicherungsbeiträgen fällig! Die Höhe der Beitragssätze ist von Krankenkasse zu Krankenkasse unterschiedlich hoch (zwischen 1 - 3%). Die Erstattungsbeträge liegen zurzeit bei der U1 zwischen 50% und 80% und bei der U2 bei 100%.
Was bedeutet das für Sie?
Wenn ein Angestellter krank ist, reichen Sie uns bitte die Krankmeldung ein mit einem kurzen Vermerk, ob und wie viele Stunden der Angestellte am ersten Tag der Krankheit noch gearbeitet hat.
Erhält der Angestellte ein festes Monatsgehalt und hat gleichzeitig feste Arbeitstage (welche uns bekannt sein müssen!), müssen Sie weiter nichts tun. Wir werden den entsprechenden Erstattungsantrag ausfüllen und an die Krankenkasse weiterleiten.
Ist das Gehalt unterschiedlich hoch oder wissen wir nicht, an welchen Tagen der Angestellte in Ihrem Betrieb tätig ist, müssen Sie uns dies bitte mitteilen.
3. Mitteilungspflicht an die Agentur für Arbeit im Fall einer Kündigung
Wenn Sie einen Mitarbeiter unter Einhaltung der gesetzlichen oder vertraglichen Kündigungsfrist kündigen, müssen Sie in der Kündigung den Arbeitnehmer darauf hinweisen, dies unverzüglich dem Arbeitsamt mitzuteilen. Andernfalls können Arbeitslosengeldsperrungen erfolgen. Der Arbeitnehmer, aber auch die Agentur für Arbeit können Sie dann regresspflichtig machen.
Beispiel zur Kündigung
Ein Arbeitnehmer, der seit 18 Monaten in Ihrem Betrieb beschäftigt ist, wird von Ihnen zum 31.01.2006 gekündigt. Unter Einhaltung der gesetzlichen Frist muss Ihr Arbeitnehmer die Kündigung bis spätestens 03.01.2006 empfangen haben mit dem Vermerk:
„Teilen Sie dies bitte unverzüglich Ihrer Agentur für Arbeit mit“
Diese Mitteilung darf der Angestellte während der Arbeitszeit erledigen, wenn er sonst keine Möglichkeit hat, diese Meldung weiterzugeben.